Penyampaian informasi kepada seseorang, kelompok, atau lembaga bisa menggunakan berbagai media, salah satunya media surat. Di tengah kemajuan teknologi sekarang ini, menulis surat tetap dilakukan dengan menggunakan berbagai platform seperti email, aplikasi pesan, dan lain sebagainya.
Dalam dunia pendidikan ataupun bisnis, menulis surat perlu mengikuti struktur yang berlaku. Hal ini lantaran surat tersebut mewakilkan instansi atau lembaga tertentu yang ditujukan untuk pihak lain. Surat dengan informasi dan tujuan tertentu ini bisa disebut sebagai surat resmi.
Mari kenali surat resmi secara lebih mendalam beserta struktur dan gaya penulisan yang tepat dari penjelasan di bawah ini!
Mengenal Surat Resmi
Membuat sebuah surat resmi caranya hampir sama dengan menulis pada umumnya. Akan tetapi, perbedaannya terletak pada keperluan dan urgensi terkandung di dalamnya.
Surat resmi merupakan tulisan yang ditujukan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu. Pesan ini dibuat oleh individu, lembaga, organisasi, atau instansi lainnya. Pesan bisa disampaikan melalui daring ataupun luring dengan mencetak surat terlebih dahulu.
Tujuan dari penulisan pesan ini adalah untuk menyatakan secara resmi informasi yang tertuang di dalamnya. Isi pesan tersebut dapat dipercaya karena dikeluarkan oleh pihak pengirim. Salah satu aspek yang membuat pesan resmi menjadi formal adalah adanya tanda tangan dari pengirim.
Tanda tangan tersebut memiliki ikatan tanggung jawab besar karena merupakan perwakilan dari sebuah lembaga tertentu. Ditambah lagi, di tengah era transformasi digital seperti ini, teknologi tanda tangan digital jadi lebih marak digunakan.
Kendati demikian, ikatan tanda tangan digital ini masih tetap sama karena bisa dibuat dari aplikasi terhubung dengan data Kominfo, salah satunya adalah aplikasi Privy.
Ada beberapa macam bentuk surat resmi, yaitu surat panggilan, surat kuasa, surat perintah, surat edaran, dan surat keputusan. Tiap surat tersebut memiliki format penulisan tertentu, tetapi dengan tujuan informasi berbeda.
Pesan resmi juga memiliki fungsi antara lain sebagai perintah atau informasi mengikat antara pihak pengirim dan pihak penerima.
Misalnya, lembaga kepolisian mengeluarkan surat panggilan kepada seseorang untuk menghadiri kantor polisi sebagai saksi sebuah peristiwa. Pesan tersebut bersifat mengikat dan harus dipenuhi oleh penerima informasi.
Struktur Surat Resmi
Berikut adalah struktur surat resmi yang perlu Anda ikuti ketika akan membuat pesan kepada pihak lain:
1. Kop surat
Pesan resmi bersifat formal sehingga perlu mencantumkan kop surat yang mewakili lembaga, instansi, atau perusahaan. Kop surat diletakkan di bagian atas pesan yang berfungsi sebagai header.
Bagian ini berisi informasi seputar nama organisasi/lembaga/perusahaan, logo/lambang organisasi, alamat organisasi, nomor telepon aktif, dan alamat email. Tujuan dituliskannya informasi tersebut adalah agar sang penerima pesan segera mengetahui urgensi atau keperluan dari pengirim pesan.
2. Nomor dan tanggal surat
Nomor dan tanggal pesan perlu dituliskan untuk menginformasikan bahwa pesan yang terkirim sudah melalui proses administrasi dan dijamin keasliannya. Hal ini lantaran biasanya nomor ini hanya dikeluarkan oleh bagian administrasi seperti sekretaris sebelum dikirimkan kepada penerima.
Selain itu, bagian ini bisa berfungsi juga untuk mengetahui seberapa banyak jumlah pesan yang dikirim dan diterima oleh seseorang atau organisasi. Dengan begitu, bagian administrasi bisa dengan mudah melacak pesan yang belum atau sudah terkirim.
3. Lampiran
Anda bisa memasukkan lampiran apabila ada informasi lebih lanjut yang perlu diketahui oleh pihak penerima. Anda bisa menuliskan berapa banyak lampiran yang tersemat pada pesan tersebut.
Lampiran dapat berupa informasi keuangan, susunan acara, dan masih banyak lagi tergantung tujuan pengiriman pesan.
4. Alamat tujuan pesan
Dalam mengirimkan pesan, tentu perlu menuliskan alamat penerima pesan agar tidak salah sasaran. Bagian ini berisi informasi singkat penerima pesan. Contohnya adalah sebagai berikut:
Yth. Ibu Riani Sinaga, S.Hum
Jln. Maerasari Selatan
Jakarta Timur 39113
5. Kalimat salam pembuka
Salam pembuka wajib dituliskan untuk memberikan kesan formal dan menghargai sang penerima pesan. Anda bisa menulis salam pembuka seperti “Dengan hormat,”; “Salam sejahtera,”; dan sebagainya.
Jangan lupa untuk tambahkan tanda baca koma (,) setelah kalimat salam pembuka.
6. Isi surat
Bagian ini merupakan inti dari penulisan pesan karena di dalamnya terdapat informasi seperti latar belakang penulisan pesan, informasi spesifik yang ingin disampaikan, dan harapan pengirim terhadap penerima atas pesan tersebut.
Pada umumnya, bagian ini dibagi menjadi tiga aspek yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka berfungsi menarik perhatian pembaca dan latar belakang penulisan pesan.
Berikutnya, paragraf isi berisi inti pesan seperti tempat acara berlangsung, waktu pelaksanaan, dan sebagainya. Terakhir, paragraf penutup mengandung ajakan untuk pembaca melakukan pesan yang diminta.
7. Salam penutup
Salam penutup perlu dicantumkan juga sebagai wujud rasa terima kasih kepada pembaca yang telah meluangkan waktu untuk menerima sebuah informasi. Anda dapat menuliskannya seperti “Hormat kami,”; “Salam kami,”; dan sebagainya.
8. Nama dan tanda tangan pengirim
Struktur yang terakhir ini jangan sampai terlewat untuk dituliskan. Masukkan nama dan tanda tangan pengirim setelah salam penutup untuk menginformasikan siapa yang menulis atau bertanggung jawab atas pesan tersebut.
Tanda tangan pengirim dalam pesan resmi bisa dicantumkan secara manual ataupun digital. Ketika akan membuat pesan resmi digital, Anda dapat menggunakan tanda tangan digital yang sudah terintegrasi dengan database seperti yang disediakan oleh Privy.
Tanda tangan yang dibuat di aplikasi tersebut sudah menggunakan teknologi mutakhir sehingga penerima dapat membuktikan kebenaran tanda tangan Anda. Jadi, surat resmi pun dapat segera dikirimkan tanpa perlu khawatir akan dimanipulasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Gaya Penulisan yang Tepat dalam Surat Resmi
Berbeda dari surat lainnya, surat resmi memiliki format tulisan yang perlu diperhatikan. Simak penjelasan di bawah ini untuk mengetahui gaya penulisan yang tepat:
1. Berpaku pada kaidah bahasa Indonesia dan EYD
Surat resmi memakai kaidah bahasa Indonesia dan EYD Ejaan Yang Disempurnakan). Anda perlu memperhatikan penggunaan tanda baca, pemilihan kosa kata, kalimat, hingga tata bahasa yang dipakai.
2. Bahasa yang digunakan ringkas dan padat
Untuk mengantisipasi kesalahpahaman dalam memahami sebuah pesan, surat resmi perlu menggunakan bahasa yang ringkas.
Tujuannya agar pembaca segera tahu maksud dan tujuan pengirim pesan memberikan informasi tersebut. Jadi, Anda harus menghindari penggunaan kalimat bertele-tele.
3. Menggunakan kalimat eksplisit
Dalam penulisan pesan resmi, Anda tidak boleh menggunakan kalimat kiasan atau implisit yang akan sulit dimengerti oleh pembaca. Dengan begitu, pembaca tidak akan kesulitan memahami informasi yang ingin disampaikan pengirim.
Kini Anda sudah mengetahui penggunaan surat resmi, struktur, dan gaya penulisan yang tepat dalam menyampaikan informasi secara formal. Perhatikan kaidah penulisan yang berlaku untuk menghindari kesalahan dalam penyampaian pesan.
